هر کالایی که بخواهد وارد یا صادر شود،
نیاز به یک سری مدارک و سندهایی دارد که این کار را عملی می سازد. این
اسناد درواقع شناسنامه کالا است که وجود آن ها برای ممکن ساختن تجارت
الزامی می باشد.
انواع اسناد بازرگانی:
1) پیش فاکتور (Proforma Invoice):
سندی است که فروشنده ی کالا به نام خریدار جهت اعلام قیمت و مشخصات کالا
صادر می کند. این سند به معنی فروش کالا نیست و هنگامی که خریدار آن را
تایید کند برای مراحل بعد به مقامات مسئول ارائه می دهد. در پیش فاکتور
اطلاعاتی مانند؛ نام خریدار و فروشنده، شرح کالا، قیمت واحد، قیمت تمام
شده، ترم حمل، روش حمل، روش پرداخت، شرایط پرداخت، مبدا و مقصد حمل، زمان
تحویل، تاریخ اعتبار پروفرما و ... درج شده است.
2) فاکتور (سیاهه تجاری)(Commercial Invoice): فاکتور
قطعی است و باید با پروفرما مطابقت کند. یک سند رسمی است و فروشنده به نام
خریدار صادر می کند.فروشنده در هنگام حمل، این سند را برای خریدار یا به
طور مستقیم یا برای بانک به همراه بقیه اسناد می فرستد. این سند شامل؛ نام و
آدرس خریدار و فروشنده، شماره پروفرما یا قرارداد، شرح کالا، قیمت واحد،
قیمت تمام شده، سایر هزینه ها، مقدار کالا، وزن کالا، نام کشتی، تاریخ حمل،
علامت حمل و شرایط حمل می باشد. عموما امضا نیاز ندارد ولی در بعضی مواقع
امضا لازم دارد.
3) صورت عدل بندی (Packing List): این سند شامل جزئیات
کالای بسته بندی شده است و در آن وزن خالص، وزن ناخالص، تعداد بسته ها، نوع
بسته بندی و واحد کالا و ... می باشد.
4) گواهی مبدا (Certificate of Origin): در این سند کشور
تولید کننده مشخص می شود. این سند توسط فروشنده یا نماینده او تکمیل می شود
و فرم آن توسط اتاق بازرگانی صادر می شود.
5) گواهی بازرسی (Inspection Certificate): سند تایید
مشخصات کالا با مشخصاتی که در اسناد دیگر وجود دارد؛ می باشد. توسط شرکت
بازرسی صادر می شود و افراد آن شرکت باید کمیت و کیفیت کالا را با اسناد
تطبیق دهند. طبق قوانین، بازرسی در مبدا یا مقصد اجباری می باشد.
6) اسناد حمل (Transportation Documents): این سند توسط
شرکت حمل کننده بعد از دریافت کالا توسط محموله با بقیه اسناد حمل می شود.
بسته به شیوه حمل، اسناد حمل متفاوتی داریم که معمول ترین آن "بارنامه
دریایی" است.
7) پروانه گمرکی (Customs Removal Permit):
این سند برای ترخیص کالا می باشد. سندی است که گمرک پس از انجام کلیۀ
تشریفات لازم گمرکی در مورد کالای وارداتی یا صادراتی ، جهت خروج آن از
اماکن گمرکی صادر می‌کند. این سند مبین انجام کلیۀ تشریفات گمرکی برای
ترخیص کالای وارداتی یا صادراتی است و نشان می‌دهد که تمام یا قسمتی از
حقوق گمرکی ، سود بازرگانی ، هزینه‌های گمرکی و عوارضی که طبق مقررات به
کالاهای وارداتی یا هزینه‌های گمرکی که به کالاهای صادراتی تعلق می‌گیرد ،
یا به‌عبارت دیگر وجوهی که گمرک مسئول وصول آن هاست ، به‌طور قطعی یا موقت
دریافت شده است.
8) بیمه نامه باربری: هر تجارتی نیاز به حمل و نقل دارد و
هر حمل و نقل ممکن است دچار حادثه شود و کالا آسیب ببیند. در چنین حالتی
بیمه برای فرد یا شرکت متضرر جبران خسارت می کند.
سایر اسناد:
گواهی آنالیز، گواهی بهداشت، گواهی ضدعفونی و ... که بسته به شرایط مورد استفاده قرار می گیرد.